Conditions Générales
Conditions générales de vente et d’utilisation du Coworking
Article 1. Objet
Les présentes conditions générales ont pour objet de déterminer les modalités et conditions selon lesquelles Mate Office Scomm (ci-après dénommée « le Coworking ») dont le siège social est établi à Rue de la brasserie 120 à 1050, Ixelles enregistré à la BCE sous le numéro 0751.554.020 et représentée par Jean-Damien CORNE, fournit les services de mise à disposition d’un espace de travail partagé ainsi que les services associés décrits à l’article 3 (ci-après désignés ensemble : les « Services »), à titre onéreux, à chacun de ses utilisateurs (ci-après : un « Abonné »). MATE OFFICE et l’Abonné sont ci-après individuellement ou collectivement désigné(s) la ou les « Partie(s) ». L’acceptation des présentes conditions générales est matérialisée par la signature de l’Abonné sur la convention d’adhésion aux Services. Elle ne peut être que pleine et entière. Toute adhésion sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. L’Abonné qui n’accepte pas d’être lié par les présentes conditions générales ne doit pas utiliser les Services Coworking de MATE OFFICE. Sauf preuve du contraire, l’Abonné reconnait avoir reçu un exemplaire des présentes conditions générales de vente. Aucune dérogation à ces conditions générales de vente ne sera admise sans confirmation écrite de MATE OFFICE.
Le contrat conclu entre MATE OFFICE et l’Abonné aux termes des présentes conditions générales constitue un contrat civil de prestation de services. En l’absence d’une jouissance exclusive, les Services excluent l’application des dispositions énoncées dans le Code civil, LIVRE III, Titre VIII, aux articles 1709 et suivants relatifs au contrat de louage, aux baux relatifs à la résidence principale du preneur ainsi qu’aux baux commerciaux et aux baux à usage professionnel, le présent contrat ne constituant pas un bail. Les Services sont accessibles à toute personne disposant de la pleine capacité juridique. L’Abonné devra occuper l’Espace paisiblement et seulement pour l’exercice de son activité mentionnée au sein de la convention d’adhésion et exclusivement sous le nom commercial mentionné à ces dernières, à l’exclusion de toutes opérations de production industrielle, artisanale ou de tout usage aux fins d’habitation. Si son activité le requérait, l’Abonné devrait faire son affaire personnelle de l'obtention de tous avis ou autorisations éventuellement nécessaires à l'exercice de son activité.
Aux termes du Contrat, l’Abonné dispose de l’accès à l’Espace pour un usage de bureau à l’exclusion de toute autre utilisation, ce que l’Abonné certifie et garantit. Aucun autre usage qu’un usage de bureau ne pourra être toléré, étant précisé que toute violation de cette stipulation entraînera de plein droit la résiliation du Contrat dans les conditions prévues à l’article 7 ci-après. L’utilisation d’un bureau pour fournir des « services de détail » ou des « services médicaux » impliquant de fréquentes visites de personnes extérieures et des remises de moyens de paiement est interdite. L’Abonné ne doit pas se livrer à des activités concurrentes aux activités de MATE OFFICE consistant dans la mise à disposition de surfaces de bureaux meublés et équipés et de services associés.
Article 2. Durée du contrat
Le présent contrat est conclu à compter du lendemain de la signature par l’Abonné de la convention d’adhésion, et sera reconduit tacitement le premier de chaque mois pour une durée défini par les deux parties ( allant de un mois à un an ). Sans préjudice des autres modes de résiliation prévus au contrat, celui-ci pourra être résilié par l’une ou l’autre partie, moyennant le respect d’un préavis d’un mois pour un contrat de un mois à trois mois , de trois mois pour un contrat de six mois à un an) Le préavis devra être notifié par courrier recommandé avec accusé de réception. Le préavis prendra effet le premier jour du mois suivant lequel le préavis est notifié, sans devoir justifier d’un motif.
Article 3. Description des Services
3.1 Les Services
Le Coworking s’engage à fournir à l’Abonné les prestations énumérées dans la convention d’adhésion. Seuls les services énumérés dans la convention d’adhésion peuvent être exigés par l’Abonné. Tout service complémentaire souhaité par l’Abonné devra faire l’objet d’un avenant entre les parties. Il n’est pas fourni à l’Abonné une adresse électronique personnelle. Aucun téléphone, fixe ou mobile, n’est mis à la disposition de l’Abonné dans le cadre des Services du Coworking. Une pièce spécifique est mise à la disposition de l’Abonné pour y émettre ou recevoir des communications téléphoniques sur son téléphone mobile personnel.
3.2 Modalités d’utilisation des Services
3.2.1 Accès aux locaux
Afin de permettre à l’Abonné d’accéder aux Locaux, le Coworking lui remet, au jour de la signature des présentes, un badge d’entrée personnel et incessible. L’Abonné doit utiliser son badge pour entrer dans le bâtiment où siège le Coworking pour accéder à ses Locaux. Il est seul responsable de sa conservation et de son utilisation. Il s’interdit notamment de prêter, confier ou céder son badge à un tiers, y compris à un autre Abonné des Services. Toute utilisation du badge de l’Abonné sera présumée de manière irréfragable être effectuée par celui-ci. En cas de perte ou de vol de son badge, l’Abonné doit immédiatement en informer le Coworking et lui reconnaît le droit de prendre toute mesure appropriée. Le remplacement du badge de l’Abonné se fera gratuitement à la première survenance. Si le badge devait à nouveau être remplacé, le Coworking se réserve le droit de facturer à l’Abonné le prix
de 50,00 €.
3.2.2 Horaires d’ouverture des Locaux
Les Locaux sont accessibles 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Le Coworking se réserve toutefois la possibilité de fermer les Locaux, à sa libre discrétion et pour une durée dont il sera seul juge. L’Abonné sera préalablement informé de cette fermeture par tout moyen utile.
3.2.3 Réservation des salles de réunion
L’utilisation des salles de réunion s’effectue en fonction de leurs disponibilités et des réservations, pendant les horaires d’ouverture des Locaux. L’Abonné ne peut utiliser une salle de réunion qu’à condition de l’avoir réservée via l’outil mis en place (formulaire ou outil informatique) selon les modalités décrites dans le règlement d’ordre intérieur. Le respect du temps de location est aussi à prendre en compte.En cas de dépassement du temps imparti, MATE OFFICE pourra charger des frais supplémentaires en cas d’abus conséquent. Aucune soirée ou évènement ne sera tolérée sans accord de MATE OFFICE sous peine de sanctions financières et légales.
3.2.4 Réseau informatique
L’Abonné prendra l’ensemble des dispositions assurant la sécurité de son réseau et adoptera toutes les mesures de sécurité jugées utiles.
3.2.5 Confidentialité
Le Coworking s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données ») ainsi que la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, entrée en vigueur le 05 septembre 2018.
I.
Identité et coordonnées du (des) responsable(s) de traitement Jean-Damien CORNE – Gestionnaire du Coworking de MATE OFFICE 120 rue de la brasserie,1050 IXELLES.
II.
Coordonnées du délégué à la protection des données Directeur de MATE OFFICE 120 rue de la brasserie, 1050 IXELLES
III.
Finalités du traitement Le Coworking est susceptible de traiter les données à caractère personnel :
• - Aux fins de facturation
• - Aux fins de reporting vis-à-vis des programmes de financement publics (ex : INTERREG)
• - Aux fins de mobilisation pour la participation à des évènements/conférences faisant partie de l’offre de service souscrite par l’abonné
IV.
Destinataires des données Seul le Coworking est destinataire des données à caractère personnel. Celles-ci ne sont pas transmises à des tiers, à l’exception des sous-traitants auxquels le Coworking fait appel.
V.
Durée de conservation Les informations personnelles sont conservées par le Coworking uniquement pour le temps correspondant à la finalité de la collecte tel qu’indiqué au point III, qui ne saurait en tout état de cause excéder 3 ans.
VI.
Droits
• Droit d’accès et de regard L’Abonne a le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de ses données à caractère personnel, et de l’usage qui en est fait par le Coworking.
• Droit de rectification, d’effacement et de limitation L’Abonné a toujours le droit de demander de rectifier, compléter ou effacer ses données à caractère personnel. L’Abonné ne peut pas s’opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires au regard des finalités et des données que le Coworking est tenu de conserver et de traiter en vertu des législations applicables au Coworking. L’Abonné peut également demander de limiter le traitement de ses données à caractère personnel.
• Droit d’opposition L’Abonné a également le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.
• Droit à la portabilité des données L’Abonné a le droit de recevoir ses données à caractère personnel que le Coworking traite, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à d’autre responsables du traitement.
• Droit de retrait du consentement Pour autant que le traitement soit basé sur le consentement préalable de l’Abonné, l’Abonné a le droit de retirer ce consentement.
• Décisions automatisées et profilage Le traitement de données à caractère personnel n’implique pas de profilage, et le Coworking ne soumettra pas l’Abonné à des décisions basées sur un traitement automatisé. Toutes les données sont traitées manuellement
VII.
Délais de réponse Le Coworking s’engage à répondre à toute demande d’accès, de rectification, d’opposition ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser un mois à compter de la réception de la demande.
VII.
Recours
a.Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, l’Abonné a le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si l’Abonné considère que le traitement de données à caractère personnel le concernant constitue une violation du règlement européen.
b.Droit à un recours juridictionnel effectif contre une autorité de contrôle Sans préjudice de tout autre recours administratif ou extrajudiciaire, toute personne physique ou morale a le droit de former un recours juridictionnel effectif contre une décision juridiquement contraignante d'une autorité de contrôle qui la concerne.
c. Droit à un recours juridictionnel effectif contre un responsable du traitement ou un sous- traitant Sans préjudice de tout recours administratif ou extrajudiciaire qui lui est ouvert, y compris le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle visé au point a), l’Abonné a droit à un recours juridictionnel effectif si il considère que les droits que lui confère le règlement européen ont été violés du fait d'un traitement de ses données à caractère personnel effectué en violation du règlement.
Toute action contre un responsable du traitement ou un sous-traitant est intentée devant les juridictions de l'État membre dans lequel le responsable du traitement ou le sous-traitant dispose d'un établissement.
Une telle action peut aussi être intentée devant les juridictions de l'État membre dans lequel la personne concernée a sa résidence habituelle, sauf si le responsable du traitement ou le sous-traitant est une autorité publique d'un État membre agissant dans l'exercice de ses prérogatives de puissance publique.
Article 4. Conditions financières
4.1 Prix des Services Sauf stipulation contraire, toutes nos factures sont payables en Euro. Nos prix s’entendent hors TVA. Toute augmentation de TVA ou toute nouvelle taxe qui serait imposée entre le moment de la conclusion du contrat et celui de la prestation des services sera à charge de l’Abonné. Le prix applicable aux prestations de service faisant l’objet du contrat entre le Coworking et l’Abonné est le prix indiqué sur nos tarifs détaillés en vigueur le jour de la signature de la convention d’adhésion. Le premier mois d’abonnement sera facturé au prorata de la consommation des services. Les tarifs sont disponibles sur le site https://www.mate-office.com/plans-pricing ou sur demande au gestionnaire du Coworking.
4.2 Prorogation du forfait, remboursement En cas de fermeture temporaire de tout ou partie des Locaux supérieure à 7 (sept) jours calendrier, des prorogations du forfait, des reports de celui-ci sur le Mois suivant et/ou des remboursements pourront être effectués par le Coworking, selon les modalités qu’il jugera les plus appropriées. En cas de fermeture temporaire de tout ou partie des Locaux inférieure ou égale à 7 (sept) jours calendrier, en revanche, aucune prorogation du forfait, ni aucun report ou remboursement ne seront effectués ; ce que l’Abonné accepte expressément. En cas de maladie, l’Abonné ne peut prétendre à aucun remboursement de la part du Coworking.
4.3 Révision des prix Les prix des Services peuvent faire l’objet d’une révision par le Coworking à tout moment, et si c’est le cas, au plus tard le 15 du mois en cours pour une application le 1er jour du mois qui suit. Celui-ci s’engage à en informer l’Abonné par tout moyen utile. Une révision tarifaire sera uniquement justifiée par une modification de l’offre de services régie par la convention d’adhésion. En cas de révision tarifaire, un avenant à la convention d’adhésion sera effectué. En cas de refus par l’Abonné de la révision tarifaire, les modalités de résiliation prévues à l’article 2 seront d’application. Dans ce cas, les tarifs d’application avant l’entrée en vigueur de la révision tarifaire seront d’application durant le délai de préavis dont question à l’article 2 des présentes conditions générales de vente.
4.4 Facturation Le Coworking adressera des factures à l’Abonné en début de mois et de manière anticipée par rapport aux prestations. Les factures du Coworking sont à régler pour le 15 du mois de l’émission de la facture. Toute réclamation relative à la facture doit être notifiée par courrier recommandé au Coworking au plus tard dans les 15 jours de sa réception à défaut de quoi elle ne sera pas prise en compte.
4.5 Modalités de paiement Le prix des Services est réglé par virement bancaire.
4.6 Retards, incidents et défauts de paiement La seule échéance du terme constitue une mise en demeure automatique du débiteur (Abonné). De convention expresse entre les Parties, tout retard de paiement de plus de 10 jours calendrier, de tout ou partie d’une somme due à son échéance au titre du présent contrat entraînera automatiquement, sans préjudice des dispositions de l’article 7, la suspension immédiate des Services en cours jusqu’au complet paiement de l’intégralité des sommes dues. Si l’Abonné a introduit une réclamation, relative à la facture, fondée et acceptée par le Coworking, le Coworking avertira l’Abonné de l’acceptation de la réclamation par courrier recommandé dans les 5 jours ouvrables. Des frais de 50 euros sont automatiquement ajoutés à la facture du mois en cours de retard de paiement.
Article 5. Obligations et responsabilité de l’Abonné
Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, l’Abonné s’engage à respecter les obligations qui suivent.
L’Abonné s’engage, dans son usage des Services, à se conformer aux lois et règlements en vigueur, à l’ordre public et aux bonnes mœurs. Il s’engage à respecter toutes les obligations légales et réglementaires et à effectuer toutes les formalités notamment administratives, fiscales et/ ou sociales qui lui incombent, le cas échéant, du fait de son utilisation des Services. L’Abonné devra se conformer au respect des règles d’utilisation du réseau internet mis à sa disposition par le Coworking.
Il devra notamment ne pas procéder à des téléchargements illégaux, ni diffuser et/ou télécharger notamment tout contenu à caractère raciste, discriminatoire, pédophile et pornographique.
Il s’engage à respecter strictement les termes des autorisations qui lui seraient données et à avoir un usage professionnel et conforme aux bonnes mœurs de ce réseau internet. L’Abonné s’engage à utiliser personnellement les Services et à ne permettre à aucun tiers de les utiliser à sa place ou pour son compte.
Il est informé et accepte qu’il ne peut déléguer ou céder aucun des droits au titre du présent contrat, ni confier à un tiers l’exécution de tout ou partie de ses obligations, sans l’accord préalable et écrit du Coworking.
Il doit veiller à ce que la tranquillité des Locaux ne soit troublée en aucune manière. Il s’engage à respecter le bon ordre et la propreté des Locaux.
Il s’engage à ne pas amener de personnes mineures dans les Locaux et à n’y introduire ni animaux, ni produits ou objets dangereux ou illicites.
Il lui appartient de souscrire une assurance personnelle couvrant le risque de vol s’il le souhaite ainsi que, plus généralement, une assurance professionnelle le cas échéant.
Article 6. Exclusion de responsabilité et de garantie du Coworking
Le Coworking s’engage à fournir les Services avec diligence et selon les règles de l’art, étant précisé qu’il pèse sur lui une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat, ce que l’Abonné reconnaît et accepte expressément.
Les conseils et/ou informations fournis par le Coworking à l’Abonné, qu’ils soient oraux ou écrits, ne sont en aucun cas susceptibles de créer à la charge du Coworking des obligations ou garanties non expressément prévues par le présent accord.
Les Services sont fournis à l’Abonné sur la base de services « en l’état » et le Coworking ne garantit pas qu’ils répondront parfaitement aux attentes de l’Abonné. Le Coworking ne garantit pas la disponibilité de l’espace de travail partagé ni des salles de réunion à une date et à une heure déterminées, cette disponibilité dépendant notamment de leur utilisation et/ ou réservation par les autres abonnés.
Le Coworking ne pourra pas être tenu pour responsable en cas de perte ou de vols subis par l’Abonné dans l’enceinte des Locaux. Le Coworking fait ses meilleurs efforts pour assurer la qualité des réseaux et équipements mis à la disposition de l’Abonné dans le cadre des Services mais ne pourra en aucun cas être tenu responsable des éventuels dommages aux biens qui seraient subis par l’Abonné du fait de l’utilisation de ces réseaux et équipements.
Le Coworking n’est pas responsable de la qualité des conférences et formations dispensées dans le cadre des Services.
Le Coworking est susceptible de conclure des partenariats avec des professionnels, qu’il pourra présenter à l’Abonné.
Le Coworking n’endosse aucune responsabilité au titre des conseils, produits et/ou services de ces partenaires. Il n’est pas non plus responsable des transactions intervenues entre l’Abonné et l’un de ces partenaires ou, plus généralement, entre l’abonné et un quelconque professionnel avec lequel l’Abonné entrerait en contact par l’intermédiaire des Services, et ne saurait en aucun cas être partie à quelques litiges éventuels que ce soit avec ces partenaires et professionnels concernant notamment la livraison de produits et/ou services, les garanties, déclarations et autres obligations quelconques auxquelles ces partenaires et professionnels seraient tenus.
En tout état de cause, la responsabilité susceptible d’être encourue par le Coworking au titre des présentes est expressément limitée aux seuls dommages directs subis par l’Abonné.
Article 7. Résiliation du contrat pour manquement d’une des parties à ses obligations
En cas de manquement par l’une des Parties à l’une quelconque de ses obligations au titre du contrat conclu entre le Coworking et l’Abonné, celui-ci pourra être résilié de plein droit et sans formalité judiciaire par l’une des parties (la partie non défaillante).
Dans l’hypothèse où la partie défaillante reste en défaut d’exécuter ses engagements 15 (quinze) jours calendrier après réception d’une mise en demeure adressée par la partie non défaillante par courrier recommandée avec accusé de réception, mentionnant l’intention de faire application de la présente clause, le contrat sera résilié de plein droit à sans préjudice de tous dommages et intérêts qui pourront être réclamés à la Partie défaillante.
La résiliation du contrat intervenue du fait d’un manquement de l’Abonné ne pourra donner lieu à aucun remboursement des packs, forfaits et/ou Heures d’Accès éventuellement non utilisés.
Article 8. Effets de la fin du contrat
A l’expiration du contrat conclu entre le Coworking et l’Abonné, pour quelque cause et selon quelque modalité que ce soit, l’Abonné doit remettre son badge au Coworking .
Article 9. Dispositions diverses
9.1 Relations entre les Parties
Il est expressément convenu qu’aucune des Parties ne pourra se réclamer des dispositions des présentes pour revendiquer, en aucune manière, la qualité d’agent, de représentant ou d’employé de l’autre Partie, ni engager l’autre Partie à l’égard de tiers, au-delà des prestations prévues par les dispositions des présentes. Aux termes des présentes, il n’est pas formé de structure juridique particulière entre les Parties, chacune conservant son entière autonomie, ses responsabilités et sa propre clientèle.
9.2 Election de domicile
Pour l’exécution des présentes, chacune des Parties élit domicile à son adresse, telle qu’elle figure à l’entête des présentes pour le Coworking et dans les la convention d’adhésion pour l’Abonné. Elles s’engagent à s’informer mutuellement de tout changement d’adresse par tout écrit utile. A défaut, tout courrier envoyé à l’adresse définie ci-dessus sera considéré comme ayant été valablement reçu.
9.3 Modifications
Le Coworking se réserve la faculté de modifier à tout moment les conditions générales et la convention d’adhésion. L’Abonné sera informé de cette modification 1 mois avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions, par tout moyen utile. L’Abonné qui n’accepte pas les nouvelles conditions modifiées doit, avant leur entrée en vigueur, résilier le contrat selon les modalités prévues à l’article 2. Tout Abonné qui a recours aux Services postérieurement à l’entrée en vigueur des conditions modifiées est réputé avoir accepté ces modifications.
Article 10. Loi applicable et juridiction
Les présentes conditions générales sont régies par le droit belge. En cas de contestation sur la validité, l’interprétation et/ou l’exécution des présentes conditions générales, les Parties conviennent que les tribunaux de Bruxelles seront exclusivement compétents pour en juger, sauf règles de procédure impératives contraires.
Article 11. Entrée en vigueur
Les présentes conditions générales entrent en vigueur le 01/12/2019. En cas de modification des présentes conditions générales de vente, les nouvelles conditions seront d’application 1 mois après en avoir informé l’Abonné. Ce dernier dispose du délai d’un mois pour résilier son contrat. Aucune partie ne pourra réclamer une quelconque indemnité à l'autre partie.
Article 12. Invalidité – Force majeure
Si pour une quelconque raison une disposition des présentes conditions générales devait être déclarée inapplicable, cette inapplicabilité n'affecterait pas l'application des autres dispositions des conditions générales.
Celle jugée inapplicable étant alors remplacée par la disposition la plus proche possible. Le fait que le vendeur ne se prévale pas des présentes conditions générales de vente à un moment donné, ne peut être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
Toute communication ou notification entre parties sera valablement effectuée par lettre recommandée, courrier télécopié, courrier électronique avec accusé de réception, pour le Coworking, à son siège social et pour l’Abonné, à son siège social ou domicile.
Ni le Coworking, ni l’Abonné ne sauraient être tenus responsables de toute inexécution qui aurait pour origine un cas de force majeure, échappant à leur contrôle, incluant notamment, sans que cela soit limitatif, les cas de guerre, d'émeute, d'insurrection, d'interruption de transport, de problème d'importation ou d'exportation, de grève, de lock-out, de pénurie, d'incendie, de tremblement de terre, de tempête, d'inondations.
La partie qui invoque un tel évènement notifiera à l’autre partie dans les plus brefs délais la preuve de sa survenance. L’exécution de ses obligations sera suspendue jusqu’à la notification de la fin de l’évènement, étant entendu qu’aucune partie ne pourra réclamer une quelconque indemnité à l’autre partie.
Les parties mettront tout en œuvre afin de réduire les difficultés et/ou dommages causés. Si la force majeure dure plus de 60 jours, les parties mettront tout en œuvre pour renégocier l’exécution ultérieure du contrat. A défaut d’accord, chaque partie aura le droit d’y mettre fin par notification adressée à l’autre partie.
N°TVA : BE0751554020